Организация хранения документов в архиве

Общие принципы организации архивного дела в России и сроки хранения документов

Работу с архивными документами регулирует ФЗ №125 от 22-10-04 г. Согласно ему архивы создают:

• госорганы, органы местного самоуправления;
• компании.

ФЗ вменяет им в обязанность обеспечить сохранность документации, в т.ч. касающейся списочного состава, в продолжение всего срока хранения (ст. 17-1 ФЗ №125). Сроки хранения устанавливаются также ФЗ №125, рядом его статей. Упомянутые в тексте ФЗ списки с указанием сроков хранения документации издаются Росархивом, властными структурами, Банком РФ. Пример: приказ Минкультуры РФ №558 от 25-08-10 г., содержащий сводную информацию по срокам хранения. Относительно АО действует «Положение», в котором особо регламентированы порядок и продолжительность хранения документов Общества. Этот нормативный акт утвержден Постановлением №03-33/пс. ФКЦБ РФ от 16-07-03 г.

Какие преимущества хранения электронных документов в специализированном ПО электронного архива организации?

Сроки хранения документации БУ подчиняются ФЗ №402 от 06-12-11 г., НУ — НК РФ.

При определении срока хранения документов организации учитываются несколько ключевых моментов:

1. Документы, касающиеся списочного состава (оформленные до 2003 г.) сохраняются минимум 75 лет.
2. Документы, касающиеся списочного состава (оформленные после 2003 г.) сохраняются минимально 50 лет.
3. Кадровая документация, а именно табели, командировочные удостоверения, списки сотрудников и пр. – 5 лет.
4. Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес. до 75 лет.
5. Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно. Квартальная отчетность в ФСС – 6 лет.
6. Отчетность в пенсионный Фонд – от 6 лет до 75 лет по перс. учету.
7. Первичная документация по БУ, учетная политика, отчетность и регистры НУ, сведения о доходах физ. лиц – 5 лет.
8. Счета-фактуры – 4-летний срок.

Какие документы и за какой период хранятся в архиве Росимущества?

Что такое архиватор

Архиватор – это такая специальная программа, при помощи которой можно архивировать файлы (папки с файлами) и доставать их из архива. Другими словами, это та программа, которая помогает сжимать файлы, а также упаковывать их для более удобной пересылки по электронной почте.

Сейчас мы проверим, есть ли такая программа на Вашем компьютере. Для этого откройте любую папку, например, «Документы» или «Локальный диск D». Нажмите правой кнопкой по любому файлу или любой папке внутри.

Если в списке среди прочего будет пункт «Добавить в архив» (Add to archive) или пункт «7 Zip», то программа-архиватор на Вашем компьютере имеется. А если ничего похожего Вы не видите, то, скорее всего, на компьютере ее нет.

Как и большинство программ, архиваторы бывают платные и бесплатные. То есть те, которые можно легально и совершенно бесплатно скачать из интернета и установить к себе на компьютер, и те, за которые нужно платить деньги. Если, когда Вы проверяли, установлена ли на компьютере такая программы, Вы увидели пункты, которые начинаются со слов «Добавить в архив» (или «Add to»), то на компьютере установлен платный архиватор. Называется он WinRaR.

WinRaR — это прекрасная, очень удобная программа, но, увы, она платная. Если она есть на Вашем компьютере, то тут два варианта: либо за нее не нужно платить и можно пользоваться сколько угодно, либо через какое-то время она перестанет работать. Чуть позже мы это проверим. И если окажется, что у Вас «неполноценный» вариант, то имеет смысл скачать и установить бесплатный архиватор 7 Zip.

А если же при проверке Вы нашли у себя пункт 7 Zip, то на компьютере установлен бесплатный архиватор.

Скачать 7Zip можно бесплатно с официального сайта 7-zip.org. После загрузки запустите файл и установите программу. Она полностью бесплатная.

Особенности составления номенклатуры

Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.

При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:

• индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
• наименование дела;
• число бумаг, хранящихся в папке;
• срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
• разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.

В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.

Обстановка в архивных помещениях

Стеллажи должны быть расположены на минимальном расстоянии:

• 1 м от насадков и наросителей;
• 0,5 м от лампочек;
• 0,6 м от пожарных извещателей.

После завершения работы в здании, где находится архив, сотрудники, ответственные за соблюдение противопожарного режима или работник, покидающий помещение последним, обязан:

• провести визуальную оценку пожарного состояния архивного помещения;
• закрыть каждое окно;
• отключить освещение и все электрооборудование;
• покинуть архивную комнату и закрыть за собой дверь.

Архивные помещения обязательно должны быть укомплектованы системами автоматической пожарной, а также охранной сигнализации, исключительно сертифицированными первичными устройствами пожаротушения, автоматическими системами, соответствующими нормам пожарной безопасности 110-03.

Всегда необходимо следить за чистотой помещения, мусор нужно выносить ежедневно или по мере того, как скоро он накапливается. Если общее освещение будет отключено, во время эвакуации сотрудники архива должны ориентироваться по объемным самосветящимся изображениям, указывающим пути возможной эвакуации.

В архивных помещениях недопустимо:

• оставлять без контроля работу электроприборов;
• перегораживать пути эвакуации, проходы к огнетушителям и различным средствам пожаротушения техникой или другими предметами;
• выполнять огнеопасные работы без специального допуска;
• курить.

Росгосархив требования к помещениям архива

В соответствии с ч. 8 и 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации организации включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Ремонт в архиве

Проведение ремонтных работ в используемом помещении архива – процесс сложный и длительный, но дает ряд возможностей: • при перемещении документации на временное хранение (на период ремонтных работ) можно обнаружить повреждения документации, которые ранее не были заметны; • при переносе папок появляется удобная возможность отобрать документы с истекшим сроком хранения, чтобы не заносить их после ремонта обратно в архив; Подобная «генеральная уборка» при качественном исполнении позволит сохранить документацию в требуемом виде и надолго обеспечит помещению ухоженный вид.

Арственный архив

комплектование и учет документов; *

обеспечение их сохранности; *

обеспечение систематизации документов, формирования научно-справочного аппарата к ним; *

обеспечение использования документов в научных и практических целях; *

ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии; *

контроль и руководство ведомственными архивами.

Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.

Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации.

Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации.

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, госучреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных до передачи их на постоянное хранение в госархивы.

Требования к архивным помещениям

помещение для использования документов; 4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Если у вас нет возможности отвести под несколько комнат, а весь архив должен располагаться в одном помещении, необходимо разделить его перегородками, отделив, как минимум, хранилище документов от рабочей зоны. Идеальным случаем является размещение архива в специально построенном здании, но чаще всего для хранения архивных документов организации приспосабливают уже имеющееся у них здание или помещение.

Средства хранения документов в организации

Важно: Нельзя размещать архивные документы в помещениях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии. Технические средства необходимы для создания необходимого температурно-влажностного режима в архивохранилище

Согласно архивным нормам, температура должны поддерживаться на уровне 17-19°C, а относительная влажность воздуха 50-55%

Технические средства необходимы для создания необходимого температурно-влажностного режима в архивохранилище. Согласно архивным нормам, температура должны поддерживаться на уровне 17-19°C, а относительная влажность воздуха 50-55%.

расчетно-кассовых центров Центрального банка Российской Федерации» В целях осуществления единой технической политики в вопросах проектирования, строительства, реконструкции и капитального ремонта зданий главных управлений (национальных банков) и расчетно-кассовых центров Центрального банка Российской Федерации 1. Утвердить Ведомственные нормы проектирования

«Здания территориальных главных управлений, национальных банков и расчетно-кассовых центров Центрального банка Российской Федерации»

ВНП 001-01/Банк России (далее — Ведомственные нормы).

Из данной статьи вы узнаете:

Как выбрать помещение под архив

Кроме того, правила архивного хранения дел предусматривают и подготовку помещения под архив.

При выборе архивного помещения следует обязательно учесть удаленность от систем водоснабжения.

Следует помнить, что вода – главный враг любых бумажных (и электронных тоже) носителей.

Архивация программами

Для архивации одних лишь zip-папок недостаточно. Во-первых, уже дано есть более совершенные форматы, которые позволяют сжимать файл еще сильнее (в этом плане интересная статья про сравнение архиваторов: https://pcpro100.info/kakoy-arhivator-silnee-szhimaet-faylyi-winrar-winuha-winzip-ili-7z/). Во-вторых, не все ОС поддерживают напрямую работу с архивами. В-третьих, скорость работы ОС с архивами не всегда может устраивать. В-четвертых, никому не помешают дополнительные функции при работе с архивами.

Одни из самых популярных программ для архивации файлов и папок — это WinRar, 7Z и файловый командир — Total Commander.

WinRar

https://www.win-rar.ru/download/winrar/

После установки программы в контекстном меню появиться возможность добавления файлов в архивы. Для этого щелкните по файлы правой кнопкой мыши, и выберите функцию, как показано на скриншоте ниже.

Далее должно появиться окно с основными настройками: здесь можно указать степень компрессии файла, дать ему имя, поставить пароль на архив и многое другое.

Созданный архив «Rar» сжал файл еще более сильно, нежели «Zip». Правда, времени на работу с таким типом — программа затрачивает больше…

7z

https://www.7-zip.org/download.html

Очень популярный архиватор с высокой степенью сжатия файлов. Его новый формат «7Z» позволяет сжать некоторый типы файлов сильнее чем WinRar! Работать с программой очень просто.

После установки, в проводнике будет контекстное меню с 7z, вам остается только выбрать опцию добавления файла к архиву.

Далее задать настройки: степень сжатия, имя, пароли и пр. Нажать на «OK» и файл-архив готов.

Кстати, как и говорилось, 7z не намного, но сжал сильнее всех предыдущих форматов.

Total Commander

https://wincmd.ru/plugring/totalcmd.html

Один из самых популярных командиров для работы в ОС Windows. Считается главным конкурентом проводника, который по умолчанию встроен в Windows.

1. Выделяете файлы и папки, которые хотите заархивировать (они выделяются красным цветом). Затем на панеле управления жмете функцию «запаковать файлы».

2. Перед вами должно открыться окно с настройками сжатия. Здесь присутствуют самые популярные метода сжатия и форматы: zip, rar, 7z, ace, tar и пр. Вам нужно выбрать формат, задать имя, пути и пр. Далее нажимаете на кнопку «OK» и архив готов.

3. Чем удобна программа — так это своей направленностью к пользователю. новички могут даже не замечать что они работают с архивами: в них можно легко входить, выходить, добавлять другие файлы всего лишь перетаскивая из одной панельки программы в другую! Да и ненужно иметь десятки установленных архиваторов на своем компьютере, чтобы архивировать файлы в различные форматы.

Зачем хранить

Все организации, ведущие деятельность на территории РФ, обязаны сохранять бумаги в течение определенного времени после того, как они вышли из непосредственного использования. Это касается всей документации предприятия, в том числе:

• кадровой, к которой относятся приказы по кадрам, выданные трудовые книжки и трудовые договоры;
• хозяйственной — договоров, контрактов и т. п.;
• бухгалтерской.

Для целей сохранения бумаг компании создают специальные подразделения либо нанимают сторонние организации, которые оказывают услуги по архивному хранению документов на своей территории.

Хранить бумаги, которые уже не используются, необходимо, чтобы:

• предъявлять их по запросу контролирующих органов, например налоговой, и избежать санкций за их отсутствие и непредставление;
• предоставлять информацию из них, в частности информацию о трудовой деятельности бывшего сотрудника, — она нередко запрашивается им самим или уполномоченными госорганами спустя много лет после его увольнения;

Место

С чего начинается организация архивного хранения дел и документов — это выбор помещения для размещения в нем специального подразделения компании.

В соответствии с правилами в выделенном помещении располагаются:

• архивохранилище;
• помещение, в котором проводится прием новых единиц, их оформление и временное размещение до перевода в архивохранилище;
• помещение для использования бумаг, например читальный зал;
• кабинеты сотрудников, обособленные от архивохранилища.

Не допускается размещать специализированное подразделение на чердаках и в подвалах. Если есть такая возможность, архив размещается с северной стороны здания.

Архив располагается на удалении от лабораторных, производственных, бытовых помещений. От смежных помещений подразделение отделяется несгораемыми стенами. В самом помещении не допускается прокладка канализации или водоснабжения, из него должен быть предусмотрен выход к лифту или лестнице.

Само помещение оборудуется:

• вентиляцией, способной обеспечить стабильный режим температуры, влажности и рециркуляцию воздуха;
• противопожарной системой;
• решетками на окнах, если помещение расположено на первом этаже.

Материалы, используемые при строительстве и отделке архивного помещения, не должны выделять агрессивные химические вещества или служить источником пыли.

Архив компании и сторонний архив

Документы, которые имеют постоянный срок хранения и временный, но более 10 лет, передаются в архив компании. Оформленные дела передаются согласно их описи. При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются:

• письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;
• описи в 3 экземплярах;
• историческая справка компании (только при первом обращении);
• справка, фиксирующая неполную сохранность дел или отдельных документов в них, при необходимости.

Дела сдаются по акту согласно описям. После прохождения экспертизы дела принимаются архивом на хранение.

Основные требования пожарной безопасности к содержанию архивохранилищ, лабораторно-производственных и складских зданий и помещений

В архивохранилищах, лабораторно-производственных и складских помещениях не допускается устройство подсобных помещений.

Стеллажи и шкафы должны устанавливаться в архивохранилищах (подробнее о содержании требований к архивохранилищам документов на пленочных носителях см. в разделе V Специальных правил) с соблюдением следующих норм:

• расстояние между рядами стеллажей и шкафов (главный проход) – не менее 1,2 м;
• расстояние (проход) между стеллажами – не менее 0,75 м;
• расстояние между наружной стеной здания и стеллажами (шкафами), установленными параллельно стене, – не менее 0,75 м;
• расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 0,45 см.

Мебель и оборудование в лабораторно-производственных зданиях должны устанавливаться так, чтобы они не препятствовали эвакуации людей, ширина проходов между оборудованием должна быть не менее 1 м.

Напротив дверных проемов складских помещений должны оставляться проходы шириной, равной ширине дверей, но не менее 1 м. Кроме того, через каждые 6 м в складах следует устраивать продольные проходы шириной не менее 0,8 м.

Для чего нужен электронный архив?

удобство – необходимую информацию обнаружить легко и просто;
скорость – внедрение электронного архива позволяет оперативно находить нужную информацию посредством программы поиска;
доступ к документам в многопользовательском режиме – в отличие от привычного хранения документов депозитарного типа;
сохранность – электронный архив решает проблему утери важных документов по неосторожности, при их передаче, транспортировке, форс-мажорных обстоятельствах. Распределенные хранилища электронных данных с налаженными процедурами резервирования надежно защищают электронные документы от потери;
безопасность – механизмы ограничения прав доступа, протоколирование действий пользователей и автоматическое резервное копирование позволяют обеспечить высокий уровень информационной безопасности;
логическая целостность – тщательно разработанная структура электронного архива документов дает возможность систематизировать документацию, распределив ее по видам и срокам хранения либо структурировав данные по другим критериям;
возможность создания единой базы документации компании любого уровня;
существенная экономия рабочего времени.. >Характерная схема организации электронного архива

>Характерная схема организации электронного архива

Договор с архивом

Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.

Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:

• как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
• кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
• кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
• каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
• в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.

Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.

Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».

Нюансы работы с запросами

Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.

Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.

Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.

Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения.

Составление и оформление описей дел

На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после проведения ЭЦД составляются архивные описи.

Описи составляются отдельно:

• на дела постоянного хранения;
• дела временного (свыше 10 лет) хранения;
• дела по личному составу;
• дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Заголовки дел переносятся в опись из утвержденной номенклатуры дел. В описи каждому делу и тому присваивается самостоятельный порядковый номер, при этом сохраняется валовая нумерация на несколько лет.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах по установленной форме. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах. Описи одобряются сначала ЭК организации, а затем утверждаются ее руководителем.

В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров в нумерации дел в описи.

Сводная опись считается законченной, если число заголовков дел нескольких или одного годового раздела достигло 1000. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

Каждой законченной описи присваивается номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет № 1, на дела со сроком хранения 10 лет и более – № 2, на дела по личному составу – № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Описи дел составляются автоматически из дел, выбранных к передаче в архив, по установленной Правилами хранения форме (рис. 3).

Рис. 3

Сроки хранения электронных и бумажных документов идентичны.

Систематизация в дела исполненных документов, имеющих оригинал на бумажном носителе, осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации путем проставления соответствующих отметок в учетной карточке документа.

Систематизация в дела исполненных электронных документов (не имеющих оригинала на бумажном носителе) не производится.

Внутренние документы хранятся в структурированной системе папок справочника «Внутренние документы» в «1С:Документообороте 8», которая служит для упорядочивания документов и ограничения к ним доступа. Структура папок построена по видам документов («Приказы», «Распоряжения» и пр.).

Учет затрат на хранение документов и регистров

Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:

• оплату коммунальных услуг;
• ремонт помещения;
• арендные платежи, если здание арендуется организацией;
• заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.

Проводки:

• Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
• Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
• Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
• Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
• Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
• Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.

Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:

• Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
• Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.

Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:

• Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
• Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
• Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.

Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).

В налоговом учете «архивные» затраты относят к прочим расходам, непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.

Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.

Главное

1. Обязанность хранения документов с соблюдением сроков возложена на архивную службу компании и на государственный (муниципальный) архив.
2. Если компания больше не может исполнять требования ФЗ, к примеру, в связи с ликвидацией, документы, имеющие общественное и историческое значение, передаются в госархив.
3. Можно использовать и стороннее учреждение, если хранить дела на территории действующей организации не представляется возможным.

Как правильно подготавливаются дела?

Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:

• первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
• производится описание документов и непосредственного дела;
• проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
• при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.

Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.

Процедура архивирования

Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:

• первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
• при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
• производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
• ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
• производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
• разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
• если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
• на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
• формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
• делаются каталоги дел, распределенных по типу;
• все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.

Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.

Требования к архивным помещениям по пожарной безопасности — Портал по безопасности

На сегодняшний день в Российской Федерации насчитывается более десятка учреждений, где хранится множество архивной документации. Все эти здания включены в систему Росархива. Проблематика предотвращения возможных возгораний в архивных помещениях считается весьма актуальной. Естественно, существует организованная методика обеспечения пожарной безопасности в зданиях, где хранятся ценные документы.

Требования к помещению архива. Основные правила работы архивов организаций

Архив может существовать в виде отдельного структурного подразделения той или иной организации либо быть составной частью службы делопроизводства. Это зависит от объема существующего документооборота.

Как его организовать

Создание архива любого предприятия или организации требует выполнения комплекса определенных мероприятий:

1. Потребуется выбрать подходящее помещение хранилища для хранения документов и правильно его оборудовать.
2. Следует позаботиться о создании таких условий, которые соответствовали бы нормативным.
3. Необходимо оснастить его с технической точки зрения — приобрести и установить необходимое оборудование для архива.
4. В хранилище обязана быть организована процедура по организации архивации всех необходимых документов.
5. Должна быть разработана и утверждена нормативная база данного подразделения.

Выполнение этих мероприятий обеспечивает сохранность архивных документов и поддержание их в требуемом состоянии.

Кто такой архивариус

А какие же требования имеются к тем работникам, что будут заниматься организацией архива и дальнейшим хранением документов? Могут ли быть совмещены должности их хранителя и, к примеру, секретаря или делопроизводителя?

Архивариус — это специалист, в чьи задачи входит организация архивной деятельности. За сохранность вверенных ему документов он несет полную ответственность. Работа его невозможна без прохождения определённого инструктажа или даже (при необходимости) стажировки в учреждении Государственного архива.