Адаптация в коллективе

Адаптация – эффективный механизм

Термин «адаптация» пришел в кадровый менеджмент из биологии, где он буквально означал «приспособление». Под адаптацией понимают взаимное «прилаживание» среды и организма друг к другу.

Применительно к профессиональной деятельности мы можем определить трудовую адаптацию как влияние организации на поведение появившегося в ней сотрудника с целью включения в ее функционирование с максимально эффективным взаимодействием. Она включает и обратный процесс: сотрудник также приспосабливает к себе какие-то моменты в деятельности организации.

Процесс адаптации персонала в схемах.

Приветствие

1. Возьмите торт, пончики или шампанское. Чтобы сделать этот день
   максимально праздничным, мы начинаем его с торта, пончиков или
   нескольких бутылок шампанского! Мы лакомимся этим со всеми обычно
   после обеда. Это дает прекрасную возможность встретиться со всей
   компанией, познакомиться с культурой компании и официально
   поприветствовать новичка в составе всей команды. 
2. Обсудите повестку дня. Это происходит в самом начале дня. Здесь
   менеджер и сотрудник проходятся по плану на день. Это дает
   сотруднику структуру. 
3. Экскурсия по офису. Это тоже происходит в первый час. Мы проводим
   экскурсию по офису: показываем кухню, как работает кофе-машина (это,
   наверное, самая важная часть тура), где уборные, показываем
   кабинеты, принтер, как закрывается офис, когда ты уходишь последним.
4. Представление коллегам + команда. Здесь мы представляем новичка всем
   в компании, обычно это происходит во время тура по офису. Встреча с
   его командой это еще более важный момент. Обычно мы планируем
   встречи 1-на-1 с каждым членом команды в первую неделю, об этом
   дальше в статье.
5. 90-дневный план. Позднее, в первый день, новичку представляют
   90-дневный план. Он получает его и подробное пояснение к каждому его
   пункту. Это ключевой элемент в адаптации сотрудника и мы детально
   проработаем его позже.
6. Презентация компании. Это презентация, которая проводится
   собственниками и в основном фокусируется на том, как компания
   работает с точки зрения команд и ролей, а также ее культуры. На этом
   этапе кандидат также получается представление о целях, миссии и
   видении компании, которые делятся со всеми сотрудниками.
7. Недельная + месячная структура. Здесь менеджер представляет новичку
   недельную и месячную структуру. Сюда входят наши ежемесячные
   напитки, бизнес-новости, еженедельный сюрприз на ланч, а также
   еженедельные и ежедневные встречи и много другое. 
8. Пригласить в командный календарь событий + календарь праздников.
   Кандидат добавляется в этот календарь активностей и получает доступ
   к календарю праздников. 
9. Предоставить доступ к папке Ресурсов Сотрудника (руководство
   сотрудника, форма расходов и т.д.). Это более скучные активности, но
   не менее важные. 

Практичные моменты

WiFi-пароль. Объяснения излишни. Если у вас есть централизованная
IT-система, это должно быть выполнено там в первый день.

Юридические вопросы. Включает в себя форму удержания налогов, скан
паспорта и разрешение на работу

Эти активности могут отличаться в
зависимости от вашего региона, но, тем не менее, очень важно
позаботиться о них заранее.

Отправить информацию для системы расчета заработной платы. Это можно
легко сделать онлайн

Как это работает полностью зависит от системы
вашей компании.

Сделайте фото для профиля. Фото будет использоваться в нашем офисном
программном обеспечении и на нашем сайте.

Тренинг

1. Программное обеспечение для коммуникаций и взаимодействия. Мы
   проводим обучение новых сотрудников использованию программ, которые
   мы используем. Это может быть MS Teams, Yammer,  Slack или
   другие программы, которые используются в вашей организации.
2. Электронная почта. Этот пункт включает в себя базовое обучение в
   электронной почте, в том числе настройку подписи и политике
   автоответов об отсутствии сотрудника. 
3. Прочее программное обеспечение, которое используется в этой роли.

На этом первый рабочий день завершается. Все эти активности занимают 4-6
часов. Остаток рабочего дня сотрудник может познакомиться с системами
или поработать со своим первым проектом. Обычно люди довольно
перегружены впечатлениями, поэтому не стоит от них ожидать многого в
остаток дня, просто дайте им немного времени передохнуть и отправьте
домой пораньше. Это особенный день и новичку стоит его
отпраздновать. 

Что такое адаптация персонала

Чем быстрее пройдет процесс адаптации персонала, тем проще и логичнее новый человек включится в трудовую деятельность. В противном случае задержавшийся в фазе привыкания человек не сможет наладить отношения с трудовым коллективом и в дальнейшем станет изгоем среди коллег. Ситуация, конечно, зависит и от самого работника, от его умения находить общий язык с другими людьми, выстраивать взаимоотношения с коллегами, от его профессиональных знаний и умений, уровня его психологической подготовки.

Успешно пройденная профессиональная адаптация персонала говорит о высоком уровне его морального и материального вознаграждения в дальнейшем, получении социального признания и прочих благах.

Как руководству наладить процесс

Чтобы верно организовать деятельность HR по подготовке людей, начальству предстоит выполнить несколько последовательных действий:

• создать отдел или должность для того, кто будет заниматься обучением, адаптировать всех вновь трудоустроенных;
• нанять или переквалифицировать, устроить по совмещению работника, который будет заниматься курированием;
• распределить задачи;
• установить иерархию и системы связи – кто и за что будет отвечать;
• информировать всех сотрудников об изменениях под подпись;
• наладить обратную связь – разговаривать с каждым адаптировавшимся и интересоваться, что прошло хорошо, а с чем появились трудности.

Важно правильно проработать схему, в соответствии с которой будет проходить привыкание, создать нормативные положения, по которым оно состоится на конкретном предприятии. С помощью business-result.ru сделать это будет просто

Мы можем:

• обучить продажам;
• помочь новичку адаптироваться;
• подготовить планы и схемы для приведения к норме этой деятельности;
• настроить работу отдела продаж в соответствии с последними тенденциями;
• разработать и внедрить скрипты для менеджеров.

Это только часть того, что мы успешно выполняем во многих организациях. Чтобы вывести деятельность на другой, более высокий уровень и подготовить персонал к переменам, свяжитесь с нами.

Четыре фазы трудовой адаптации персонала

Почему вы должны разделить опыт сотрудников на фазы?

Обучение и адаптация персонала включает в себя много различных взаимодействий и точек касания в вашем бизнесе. Когда вы начинаете визуализировать путь, который проходит сотрудник со дня вступления в компанию и до дня увольнения, вам легче понять, как развиваются его потребности.

Когда вы разбиваете путь сотрудников на четкие этапы, становится намного проще определить процессы, которые нуждаются в улучшении, и кто несет за них ответственность в вашей организации. В результате вы можете назначать определенные действия разным людям, что позволяет улучшить несколько аспектов работы сотрудников одновременно.

Детальное понимание пути сотрудника и способность согласовывать тех, кто отвечает за каждый из этапов создает большую подотчетность и позволяет принимать эффективные меры.

Итак, рассмотрим 4 этапа адаптации персонала.

Начало пути: 0-3 месяца в компании

Большинство сотрудников вначале не уверены в своем окружении. Они хотят найти свое место в организации, внести значимый вклад и выстроить отношения с коллегами.

Начиная с приветствия, которое человек получает в свой первый день, и заканчивая планом развития на первые несколько месяцев, адаптация сотрудника в компании — это основа опыта вашего персонала

Понимание этого на ранней стадии особенно важно, поскольку низкий уровень вовлеченности увеличивает риск истощения

Первоначальная разработка: 3-24 месяцев

После нескольких месяцев работы в компании люди часто ищут способы улучшить свои навыки и убедиться, что они могут повлиять на результаты своей команды

Поэтому важно продолжать мероприятия по адаптации новых сотрудников

Для сотрудников первоначальный рост — это овладение своей ролью путем развития определенных навыков, выстраивания отношений в бизнесе и понимания внутренних процессов, влияющих на выполнение своей работы

Большинство людей будут делать это с прицелом на будущие возможности, поэтому важно начать разговоры о росте и развитии. Когда вы поддерживаете сотрудников, которые хотят развиваться внутри компании, это становится инвестицией в следующее поколение лидеров и экспертов в области знаний

Постоянное развитие и удержание: 24+ месяца

Сотрудники, проработавшие в вашей организации несколько лет, уже начали продвигаться по карьерной лестнице и стремятся делать это дальше. К этому моменту они накопили достаточно знаний и опыта, чтобы стать одними из самых ценных членов вашей команды. Они будут заинтересованы в понимании, какие возможности продвижения доступны, будь то переход в управление или другая роль. 

Фаза развития и удержания имеет решающее значение. Отсутствие возможностей может привести к тому, что сотрудники покинут вашу компанию

Также стоит отметить, что не все в вашей организации захотят стать управляющими, поэтому важно создавать разные возможности для сотрудников, которые хотят изменить свою сферу деятельности

Разделение: 0-3 месяца до выхода из организации

Независимо от того, насколько хороша ваша компания, всегда найдутся люди, которые решат двигаться дальше. Некоторые сотрудники уйдут, даже если у них был очень позитивный опыт работы в вашей организации, но также будут люди, которые уйдут из-за проблем с вовлеченностью.

Фаза разделения — это возможность узнать больше о причинах, по которым люди покидают вашу организацию. В частности, речь идет о выявлении прямых причин истощения и организационных изменениях, которые вам необходимо сделать, чтобы сократить текучесть кадров и сохранить таланты.

Не забудьте проводить оценку адаптации персонала на каждом этапе. 

Итак, вы видим, насколько важно использовать адаптацию сотрудников на рабочем месте на протяжении всего пути. Это помогает избежать текучки кадров, воодушевить персонал на максимальную продуктивность и укрепить рабочие отношения в целом

Автоматизируйте программу адаптации и это поможет вам избежать ошибок на всех этапах взаимодействия с сотрудниками. 

Разновидности и методы адаптации персонала

Принято выделять следующие виды адаптации:

• профессиональная – новичок осваивается, применяет свои знания, согласно новым задачам;
• производственная – ориентируясь непосредственно на свое новое рабочее место, работник привыкает к новым нормам и правилам, знакомится с документацией, регламентом, рабочими инструментами и механизмами, другими производственными факторами;
• социальная – в любом новом коллективе нужно научиться правильно взаимодействовать с другими членами команды, стать «своим»;
• психофизиологическая – освоение нового режима, графика работы, спецодежды и прочего;
• финансовая – здесь нужно учитывать как новые источники и факторы дохода, так и появившиеся расходы (как пример, затраты на проезд).

Каждый из видов адаптации может использоваться отдельно или в комплексе. Также существует еще одна классификация адаптации персонала в организации – первичная и вторичная. Первый вид используется, когда молодой специалист приступает к своим обязанностям без какого-либо профессионального опыта, а второй – при смене новым работником рабочего места и/или профессии.

В адаптационной системе есть не только виды, но и несколько методов. Каждый из них считается эффективным, но максимальный результат они дают в комплексе.

Внедряя на предприятии адаптацию персонала, можно использовать такие методы:

1. Наставничество. Опытный сотрудник помогает новичку влиться в коллектив, вводит в курс всех дел, консультирует на начальных этапах работы.
2. Беседа. Руководитель, менеджер по персоналу и другие специалисты при необходимости проводят с новым сотрудником личную беседу, отвечают на возникшие вопросы новичка, развеивают его возможные сомнения.
3. Ознакомительная экскурсия. Новичку показывают территорию предприятия, все его структурные подразделения, знакомят с сотрудниками, коротко рассказывают историю компании, ее корпоративную культуру. 
4. Анкетирование. После завершения адаптационного периода и испытательного срока, новичку дают заполнить анкету, что позволяет получить обратную связь и усовершенствовать систему в будущем.
5. Тренинги и семинары. Проводятся для развития у специалиста определенных навыков. Например, ораторское искусство, развитие стрессоустойчивости, решение конфликтных ситуаций и другие.
6. Прочие методы. Сюда можно также отнести обучение персонала, тестирование, аттестацию, корпоративные мероприятия и прочее.

Также важно контролировать индивидуальную коммуникацию новичка и руководителя. Специалист всегда должен знать, что думает начальник о его работе

Важно, чтобы коммуникация в данном случае работала в двух направлениях. Сотрудник со своей стороны должен правильно реагировать на замечания, прислушиваться к ним, не бояться задавать уточняющие вопросы.

Виды адаптации

Процесс приспособления может быть следующих видов:

Кроме этого, выделяют еще и другие формы приспособления персонала, которые разделяются в зависимости от направленности обучения.

Целенаправленная адаптация

Адаптация персонала – это порядок действий в любой компании, который приводит к ознакомлению нового сотрудника или переходящего на другую должность с условиями и организацией трудового процесса. От того, насколько налажен будет сам процесс, зависит комфорт работников, руководства и «новеньких». Как только отрегулируется весь порядок действий, становится возможным минимизировать период преодоления новичками неуверенности в себе, знакомство с коллегами будет проходить в дружественной форме, не будет текучки кадров. Адаптация содержит в себе:

• ознакомительный тренинг}
• материал для прочтения новым сотрудником истории компании (ее цели, задачи, а также организационные моменты и условия трудовой деятельности, правила техники безопасности)}
• программу обучения (если в компании это предусмотрено)}
• озвучивание времени испытательного срока, если он предусмотрен, и следующие действия при принятии на работу на постоянной основе.

Для того, что все эти этапы выполнялись, необходимо назначить ответственного человека и поручить ему установить срок на каждый пункт.

Как способствовать адаптации нового сотрудника в коллективе

Многие компании, фирмы, организации сталкиваются с таким явлением, как текучесть кадров. Это неблагоприятно сказывается на экономических показателях, тормозит развитие предприятия. Основной причиной увольнения сотрудников является проблема адаптации в трудовом коллективе. Это означает, что руководитель не предпринял достаточных мер для удержания новичков на рабочем месте.

Давайте разберёмся, что можно предпринять, чтобы исключить текучесть кадров.

Для начала следует разобраться, какие проблемы могут возникнуть у вновь принятых работников. Эту функцию следует возложить на менеджера по кадрам. Совместными усилиями руководителя, управляющего и даже сотрудников предприятия нужно разработать технологию или, иными словами, стратегию адаптации новых работников в коллективе.

Необходимо учесть все факторы, которые оказывают влияние на человека в процессе введения в новую должность и выполнения новых обязанностей, наладить общение между членами коллектива.

Рекомендуем руководствоваться уже испытанными принципами и методами адаптации персонала. При возникновении проблем, конфликтов, недовольства среди сотрудников в процессе организации коллективного труда стоит обратиться за помощью к психологу. Он даст дельные советы относительно специфики проведения мероприятий по адаптации.

4. Ответственность за адаптацию персонала

Ответственность за соблюдение требований настоящего Положения возлагается на ДУП, руководителей подразделений.
5. Общие положения
5.1 Программа адаптации персонала — комплекс мероприятий, направленных на ускорение процесса адаптации вновь принятых руководителей и специалистов к условиям работы и специфике предприятия.
5.2 Программа адаптации реализуются в соответствии с комплексом мер социально-психологической адаптации, определенных настоящим Положением и направлена на ознакомление и усвоение вновь принятым специалистом корпоративных ценностей и правил поведения на предприятии.
5.3 Процесс адаптации и включает в себя следующие 4 аспекта:

·      профессиональный;

·      психофизиологический;

·      социально-психологический;

·      организационный.

Профессиональная адаптация — освоение тонкостей и специфики профессии, необходимых на данном производстве.
Для ускорения процесса профессиональной адаптации вновь принятых работников предусматривается организация и проведение следующих мероприятий:
— собеседования при приеме на работу, предварительная оценка специалиста руководителем подразделения;
— инструктаж на рабочем месте;
— наставничество;
— ротация персонала.
Психофизиологическая адаптация — приспособление работника к условиям труда, режиму работы и отдыха.
Зависит от здоровья человека, его естественных реакций, характеристики условий труда.
Для ускорения процесса психофизиологической адаптации вновь принятых работников предусматривается проведение следующих мероприятий:
— ознакомление с рабочим местом;
— инструктаж по технике безопасности;
— доведение до сведения Правил трудового распорядка.
Социально — психологическая адаптация — включение работника в систему взаимоотношений коллектива с его традициями, нормами жизни, ценностными ориентациями. В ходе такой адаптации работник получает информацию о системе деловых и личных взаимоотношений в коллективе и отдельных формальных и неформальных группах, о социальных позициях отдельных членов группы.
Для ускорения процесса социально-психологической адаптации вновь принятых работников предусматривается:
— участие в Дне адаптационной программы;
— назначение персонального куратора;
— участие в коммуникативных тренингах.
Организационная адаптация — ознакомление с особенностями организационно — экономического механизма управления предприятием, местом своего подразделения и должности в общей системе целей и в организационной структуре, понимание собственной роли в общем производственном процессе.
Для ускорения процесса организационной адаптации вновь принятых работников предусматривается ознакомление с такими материалами как:
— миссия предприятия, цели и задачи;
— корпоративная политика, корпоративные ценности;
— организационная структура предприятия;
— политика организации в области управления персоналом;
— нормирование и оплата труда.

Виды адаптации персонала

• Социальная.
  Предполагает приспособление личности в социуме. Состоит из этапов внедрения в среду, изучения и принятия поведенческих норм, взаимодействия индивидуума с обществом.
• Производственная
  . Привыкание к новой среде.
• Психофизиологическая
  . Новые нагрузки, условия работы на предприятии.
• Экономическая
  . Приспособление к уровню зарплаты и порядку ее начисления.

Наряду с этими видами существует профессиональная и организационная. Первая предполагает дополнительные навыки, усвоение знаний и формирование качеств для конкретной должности. При организационной работник привыкает к принятым на предприятии системам управления.
Вид необходим для адекватной самооценки нового сотрудника, его роли в производственных процессах.

Какие ошибки делает руководство во время адаптации нового сотрудника

Многие руководители несерьезно воспринимают адаптацию, считая некоторые ее шаги бессмысленными или не требующими внимания. В результате все старания менеджеров и коллег новичка сводятся на нет. Вот основные ошибки:

Не провели экскурсию по офису. Кто-то из руководителей может посчитать это пустяком, предположить, что кто-то другой покажет все новичку. В результате работник долго чувствует себя неловко, стесняясь спросить, где уборная, как пройти в комнату отдыха.
Новичка не познакомили с коллегами. Некоторые руководители могут посчитать, что работник может и сам представиться коллективу. В лучшем случае это может привести к сухому общению на расстоянии, в худшем – к полному игнорированию новичка. Работать в таких условиях ему вряд ли будет приятно.
Новичку не подготовили рабочее место

Нанимая нового работника, важно продумать все до мелочей. Если первый рабочий день специалист проводит на ресепшене, в столовой, в кабинете сотрудника, который временно отсутствует, или в любом другом месте, только не на своем рабочем, у него могут возникнуть сомнения, а нужен ли он здесь. 
Работника не ознакомили с мотивационной схемой, не рассказали о возможных тренингах, системе обучения, карьерном росте

Придя на работу, новичок должен сразу понимать, сколько и за что ему будут платить, за какие нарушения могут вычесть некую сумму из зарплаты, какие существуют премиальные, как их заработать. Важно вовремя рассказать, какие обучающие мероприятия предусмотрены в компании, особенно в выходные дни, чтобы потом это не стало сюрпризом для специалиста и причиной его увольнения.
Новичка не ознакомили с неформальными традициями в коллективе. Например, каждый понедельник все собираются за час до начала рабочего дня и обсуждают цели на предстоящую неделю. Если новенький будет пропускать такие встречи, его могут посчитать зазнайкой и не принимать в свой коллектив.

Также плохо сказывается на работе новичка, если руководство перегружает его новой информацией, ставит труднодостижимые задачи, когда между начальником и работником нет обратной связи. Грамотно построенная система адаптации сотрудника поможет избежать всех этих ошибок, заполучить в свои ряды ценного работника и помочь ему достичь своих наилучших профессиональных результатов.

Про шаблоны

Есть ли у вас план адаптации сотрудников? Можете поделиться?

Да, есть. Мой опыт показывает, что план нужен всегда.

Общая структура такова:

1. Приветственная часть. Сотруднику рассказывают о целях и задачах компании, о ключевых лицах, структуре и пр. По возможности демонстрируют фильм о компании, проводят экскурсию по месту работы. А главное — приветствуют нового сотрудника и показывают, что ему рады.
2. Оформление приема на работу.
3. Вводные инструктажи.
4. Передача наставнику или руководителю в подразделение, знакомство нового сотрудника с коллективом.
5. Обучение по продуктам/услугам. В процессе обязательно должен участвовать куратор. Его задача — проверить, правильно ли новичок усвоил темы, помочь разобраться в сложных вопросах.
6. Обучение по процессам и взаимодействию между подразделениями.
7. Практическая часть и промежуточные итоги. Проверку можно проводить как отдельно, так и после каждого этапа обучения.
8. При необходимости — дополнительное обучение.
9. Подведение итогов и допуск к самостоятельной работе.

Сроки и наполнение блоков всегда зависят от сегмента рынка и уровня развития компании. Каждая компания уникальна, поэтому программу адаптации персонала нужно подстраивать под свою организацию.

Для соблюдения такого плана нужны люди, которые будут рассказывать о продукте, услугах, доставке, правилах взаимодействия между отделами, и новичку придется быстро усваивать всю эту информацию. Есть ли способ упростить этот процесс, создать простой и понятный регламент адаптации персонала?

Сейчас руководители многих компаний приходят к мнению, что нужно описывать бизнес-процессы, регламенты, стандарты и пр. Сотрудники «оцифровывают» свои знания, затем их работу проверяют руководители подразделений. Информация хранится в корпоративном портале. В результате, когда новый человек приходит в компанию, он получает все необходимые для работы материалы: контакты, стандарты, регламенты, процедуры, порядок взаимодействия с другими отделами и пр.

Заключение

Адаптация в новом коллективе предполагает налаживание отношений с новыми коллегами, освоение трудовых обязанностей и организационных моментов в работе. То есть человека ждет профессиональная и социально-психологическая адаптация. При этом сотрудник должен помнить, что не только он изучает коллектив, но и коллектив изучает его.

Важно позаботиться о том, чтобы у коллег сложилось позитивное первое впечатление о новом сотруднике. Причем как о профессионале, так и о человеке

Однако это не означает, что нужно угождать, слепо подчиняться, подавлять и менять себя. Важно и нужно сохранять свою уникальность, но нельзя в первые же дни знакомства демонстрировать свою худшую сторону.